La «Circularización» es un procedimiento de auditoría que consiste en corroborar la veracidad de los datos financieros. Se realiza enviando circulars o cartas directamente a terceros (como clientes, proveedores o acreedores) para confirmar la exactitud de la información contable reportada por la empresa auditada. La respuesta se recibe directamente del tercero para asegurar su independencia.
Adentrémonos en el intrigante mundo de la auditoría financiera y especialmente en la técnica conocida como «Circularización». En términos sencillos, imagine que usted tiene dudas sobre la verdad de las cuentas reportadas por una empresa. ¿Qué método más efectivo podría haber para aclarar sus dudas que acudir directamente a las fuentes de esa información financiera? Eso es precisamente lo que se hace en la circularización.
Bajo este proceso, se envían circulares o cartas a aquellos implicados con las finanzas de dicho negocio -estamos hablando de clientes, proveedores o incluso acreedores- para pedir su confirmación o refutación sobre determinadas cifras o transacciones contables. Y luego ¿quién da respuesta? Así es, no es alguien interno del negocio auditado, sino estas terceras partes independientes quienes responden directamente al auditor, brindando así una capa adicional de validez y originalidad a la revisión financiera en curso.
A lo largo del siguiente artículo nos zambulliremos más profundamente en los diferentes tipos de circularización y también te mostraremos un ejemplo típico del cómo esta táctica puede ser aplicada. De este modo comprenderás cómo esta poderosa herramienta puede eliminar incertidumbre y añadir claridad a los procesos financieros con un grado considerable de precisión. ¡Comencemos!
Tipos de circularización
En términos económicos y financieros, abarcar los tipos de circularización implicaría entender que estamos hablando de un proceso que se utiliza comúnmente en la auditoría para verificar y confirmar la exactitud de las transacciones y los saldos reportados. Este método podría tomar distintas formas dependiendo del propósito y el objetivo,por tanto, describiremos a continuación los diferentes tipos.
Primero, nos encontramos con la «circularización positiva». Este tipo solicita una respuesta obligatoria del destinatario incluso si la información es correcta. Los auditores prefieren este método cuando existen dudas significativas sobre la precisión de las cuentas o si se sospecha algún elemento fraudulento. Prácticamente funciona como una doble comprobación.
En segundo lugar, tenemos el método de «circularización negativa». Este enfoque requiere que el destinatario responda solo si encuentra discrepancias o errores en la información presentada para su revisión. Lo anterior quiere decir que, en caso de no haber respuesta, se considerará un acuerdo con los datos proporcionados. Aunque este procedimiento es menos confiable que su contraparte positiva, se usa más comúnmente debido a su menor costo y mayor simplicidad operativa.
Por otro lado está el modelo conocido como «circularización ciega». En esta versión, al igual que en las anteriores, se pide a un tercero (generalmente una entidad bancaria) corroborar ciertas cifras o datos,pero en este caso sin proveerle al tercero dicha información previamente. Es decir, deben preparar sus respuestas basándose únicamente en sus propios registros sin tener puntos comparativos iniciales provenientes del auditor.
Finalmente encontramos a “la circularización de terceros”. Esta versión consiste en contactar directamente con terceras partes para confirmar saldos o bienes reales e inmovilizados. Se suele recurrir a esta táctica cuando existe incertidumbre sobre algún detalle contable particular.
Cada uno de estos tipos tiene su momento y circunstancia ideal para ser utilizados ya sea solos o en conjunto dentro del universo financiero y contable. Ninguno es mejor ni peor ya que todos son herramientas al servicio del rigor empresarial. La elección siempre dependerá del tipo especifico de auditoría realizada así como también se tendrá en cuenta ciertos riesgos inherentes que puedan surgir durante dicho proceso.
Ejemplo de circularización
Una buena forma de entender mejor la circularización es a través de un ejemplo concreto. Imaginemos, por tanto, una empresa que se dedica a la fabricación y venta de zapatos conocida como «Zapaterías Pasos Cómodos». Esta compañía cuenta con una extensa lista de proveedores y clientes. En un momento determinado, surge la necesidad de verificar la precisión y autenticidad de sus registros contables.
Para iniciar el proceso de circularización, los auditores externos contratados por Zapaterías Pasos Cómodos seleccionan una muestra representativa tanto de clientes como proveedores. Los criterios para esta selección pueden estar basados en el volumen o valor de las transacciones.
Los auditores luego redactan cartas dirigidas tanto a los clientes como a los proveedores seleccionados. Estas solicitan confirmar si los saldos presentes en las cuentas concuerdan con sus propios registros. Por ejemplo, si un cliente tiene registrado en su balance que debe 100 al comercio, se le pedirá que ratifique o corrija este dato.
Resumiendo el procedimiento:
- Selección de una muestra representativa. Dependiendo del tamaño y alcance del negocio, esto podría ser todos sus socios comerciales o solo una fracción.
- Redacción y envío de cartas. Estos documentos deben estar diseñados para facilitar respuestas claras y rápidas.
- Recopilación y examen meticuloso de las respuestas. Las discrepancias necesitarán ser investigadas adicionalmente.
- Esclarecimiento final. Si todo está en orden, no habrá necesidad de acciones adicionales,sin embargo, podrían requerirse ajustes contables si hay discrepancias significativas.
Es importante mencionar que mientras más rápida sea la respuesta del receptor (ya sea cliente o proveedor), más rápido puede avanzar el proceso auditoría ya concluye cuando todas las confirmaciones han sido recibidas y nuestras cuentas rectificadas correspondientemente.
La circularización es una potente herramienta para auditar cuentas por cobrar y pagar, detectando errores involuntarios o fraudes intencionales que puedan existir dentro del sistema contable empresarial. Cuando se realiza correctamente es capaz no solo mejorar la precisión en nuestros libros sino también fortalecer relaciones comerciales traslucir un compromiso sólido con la transparencia financiera.