Un cheque de carburante es un documento de valor monetario, emitido por empresas especializadas, que puede canjearse en estaciones de servicios asociadas para la adquisición de combustible. Se utiliza como medio para controlar y gestionar los gastos en carburante de empresas con flotas vehiculares.
Hoy en día, las fluctuaciones incesantes en el precio del combustible pueden ser una verdadera preocupación para empresas que manejan un gran número de vehículos. Aquí es donde entra en juego el cheque de carburante. ¿En alguna ocasión se ha preguntado cómo las flotas de vehículos gestionan sus gastos de combustible y mantienen un control estricto sobre sus consumos? Piense en los cheques de carburante como tarjetas regalo para la gasolina donde, en lugar de comprar un artículo determinado, adquiere combustible. Son literalmente vales monetarios proporcionados por compañías especializadas que las empresas permiten a sus conductores canjear por gasolina o diesel en estaciones de servicio específicas asociadas a la compañía emisora del cheque.
En lo que sigue, exploraremos con más profundidad esta herramienta financiera tan útil, analizando tanto sus ventajas como posibles inconvenientes para su uso dentro del ámbito corporativo.
Ventajas y desventajas del cheque de carburante
El cheque de carburante es un método práctico y seguro para abordar los costos de transporte en las empresas, que ofrece tanto ventajas como desventajas, dependiendo del contexto y la finalidad específica con la que se utilice. Demos un paseo por ambos lados para profundizar un poco más este concepto.
Empecemos iluminando las razones por las que el cheque de carburante es tan atractivo para muchas empresas. En primer lugar, ofrece una medida eficaz para ahorrar tiempo y recursos administrativos. Gracias a su formato prepagado, elimina la necesidad de recolectar recibos y registrar manualmente todos los gastos en combustible.
En segundo lugar, el control sobre los gastos de combustible se hace mucho más sencillo. Los cheques de carburante pueden utilizarse exclusivamente en estaciones de servicio y no se pueden canjear por dinero en efectivo ni usarse para fines diferentes al pago de gasolina o diesel. Esto garantiza que la asignación presupuestaria destinada a este fin sea utilizada correctamente.
Adicionalmente, otra ventaja relevante es que proporcionan una opción conveniente para recompensar o incentivar a los empleados sin incurrir en cargas fiscales adicionales.
Sin embargo, estos convenientes pedacitos de papel no están exentos de sus respectivos inconvenientes también. El obstáculo más notorio puede ser su restricción geográfica ya que sólo son aceptables donde el proveedor tenga acuerdos con estaciones de servicio locales o nacionales.
Asimismo, aunque ayuden con el seguimiento de los gastos corporativos en combustible, no brindan una solución completa. Por ejemplo, no permiten capturar datos relacionados al kilometraje o el rendimiento del combustible lo cual podría ser valioso para optimizar aún más los costos operacionales del transporte.
Por último pero no menos importante es el tema relacionado con su caducidad,muchos cheques tienen fecha límite ocasionando estrés adicional al conductor si éste pierde la noción del tiempo entre sus viajes largos.
Es decir, aunque los cheques de carburantes tienen múltiples ventajas funcionales significativas como minimización del tiempo administrativo y aumento del control sobre los gastos empresariales,también existen limitaciones evidentes vinculadas generalmente a restricciones geográficas y la falta datos completos sobre rendimiento vehicular junto a problemas menores como fechas límites.
Como siempre ocurre en economía y finanzas,nada es perfectamente blanco o negro sino variaciones sutiles del gris requeridas dentro cada contexto específico.