Un plan de proyecto es un documento que describe los objetivos, alcance, requisitos y resultados esperados de un proyecto. Además, incluye una lista detallada de las tareas necesarias para completar el proyecto con éxito y los recursos necesarios para llevar a cabo cada tarea. El plan de proyecto es una herramienta fundamental para ayudar a la gestión del proyecto y ofrece un marco para realizar seguimientos, evaluar el progreso y tomar decisiones.
En este post vamos a hablar del plan de proyecto, una herramienta importante que facilita la gestión y el desarrollo de un proyecto. Un plan de proyecto es un documento que describe detalladamente los objetivos, el alcance, los requisitos y los resultados esperados para poder alcanzar el éxito del proyecto.
Adicionalmente, contiene la lista de tareas necesarias para completar el proyecto y los recursos requeridos para llevarlas a cabo. El plan de proyecto nos permite realizar seguimientos, evaluar el progreso e introducir mejoras para lograr un resultado exitoso.
A continuación veremos cuales son las partes principales en un plan de proyecto y ofreceremos un ejemplo práctico que nos ayudara a comprender mejor cómo funciona.
Partes del plan de proyecto
En un plan de proyecto hay varias partes que deben ser consideradas para tener éxito. Estas partes se explican a continuación:
- Objetivos. Los objetivos son el punto de partida para cualquier proyecto. Deben ser claros y específicos, lo que ayuda a definir qué se necesita lograr con el proyecto y los resultados esperados.
- Alcance. El alcance describe los límites del trabajo a realizar y establece qué está incluido en el proyecto y cuáles son sus límites. Esta información es importante para evitar confusiones posteriores en cuanto al trabajo a realizar o no.
- Actividades. Las actividades son las acciones concretas que deben realizarse para alcanzar los objetivos del proyecto. Estas actividades deben enumerarse detalladamente, indicando la duración estimada de cada una de ellas, así como quién las ejecutará y cómo se controlarán los avances y resultados obtenidos.
- Cronograma o Timing. El cronograma o timing es el calendario que indica cuándo se van a llevar a cabo las distintas actividades del proyecto, así como la duración estimada de cada una de ellas. Esta información permite planificar mejor los recursos humanos, materiales y financieros necesarios y conocer si se están cumpliendo con los plazos previstos o no.
- Presupuesto. El presupuesto indica los costes estimados relacionados con el desarrollo del proyecto, estableciendo qué cantidad va a suponer cada una de las actividades descritas anteriormente en términos monetarios, así como la cantidad total requerida para su finalización satisfactoria.
- Riesgos. Por último, pero no menos importante, hay que identificar todos aquellos riesgos potencialmente amenazantes que puedan surgir durante el desarrollo del proyecto, identificando posibles problemas futuros derivados de la incertidumbre e instaurando medidas preventivas adecuadas para minimizarlas al máximo posible si llegaran a producirse en el futuro inmediato.
Ejemplo de plan de proyecto
A continuación hay un ejemplo de un plan de proyecto básico:
- Visión. Esta sección incluye la visión general del proyecto. Es decir, por qué estamos llevando a cabo este proyecto y qué nos motiva a hacerlo.
- Objetivos. Esta sección describe los objetivos concretos que pretendemos conseguir con este proyecto.
- Alcance. Esta sección define los límites del trabajo realizado para completar el objetivo principal del proyecto.
- Responsables. Esta sección identifica quién será responsable de cada área clave involucrada en el desarrollo y implementación del plan de proyecto (por ejemplo, equipos de desarrolladores, asesores externos o gerentes).
- Entregas. Esta sección identifica las entregas principales que deben realizarse antes de que el plan pueda considerarse completado (por ejemplo, prototipos o productos finales).
- Cronograma. Esta sección incluye un cronograma detallado con todas las tareas principales necesarias para completar el trabajo.