Organigrama es una representación gráfica de la estructura jerárquica de una empresa o institución, mostrando la relación entre los diferentes departamentos y/o cargos y sus responsabilidades. Esta herramienta permite visualizar la estructura organizacional y sus niveles de autoridad, permitiendo así optimizar el flujo de trabajo dentro de la compañía.
Un organigrama es una herramienta que sirve para entender y representar la estructura, los departamentos y los cargos existentes en una empresa u organización. A través de este recurso, se puede comprender el flujo de trabajo dentro de la compañía así como los niveles de autoridad presentes en ella.
En esta publicación explicaremos para qué sirve un organigrama, cuáles son sus características principales, herramientas ideales para elaborarlos y cuáles son sus diferentes tipos. Por otra parte, presentaremos también un ejemplo práctico. ¡Esperamos que disfrutéis leyendo nuestro contenido!
¿Para qué sirve un organigrama?
Los principales usos de los organigramas son:
- Comunicar las responsabilidades clave. Los organigramas permiten a los miembros del equipo ver quién es el responsable de qué en una empresa u organización. Esto facilita que los miembros del equipo sepan quién contactar si necesitan alguna información o ayuda.
- Mejorar la productividad. Los organigramas ayudan a mejorar la productividad al permitir que los miembros del equipo vean fácilmente cómo se relacionan entre sí y cuáles son sus principales tareas. Esto les permite trabajar de manera más eficiente. Puesto que saben exactamente qué hacer en cada momento.
- Clarificar las jerarquías. Los organigramas pueden mostrar claramente quién está a cargo y quién no lo está, lo que facilita la asignación de tareas y proyectos dentro de un equipo. De igual modo, permite identificar rápidamente dónde hay conflictos o ineficiencias en la cadena de mando.
- Facilitar el reclutamiento. Un buen organigrama puede mostrar claramente qué vacantes hay actualmente disponibles en una empresa, lo que facilita el proceso de reclutamiento al permitirle a los candidatos ver exactamente qué puestos busca la empresa.
Por último, pero no menos importante, los organigramas sirven como herramienta para planificar el futuro desempeño y expansión de un negocio al permitirle a los propietarios visualizar rápidamente donde hay lugar para nuevos miembros del equipo u otros cambios en la estructura existente.
Características de un organigrama
Estas son algunas de las características principales de un organigrama:
- Jerarquía. Los organigramas muestran la jerarquía entre los empleados. Muestra quién está a cargo y qué tipo de responsabilidades tienen cada uno. Esta información permite a los gerentes tomar decisiones informadas sobre quién se encargará de cada tarea dentro del negocio.
- Claridad. Los organigramas proporcionan claridad sobre quién tiene qué responsabilidades dentro de la compañía. Esto asegura que todos los empleados conozcan su trabajo y tengan claros sus roles en el equipo.
- Flexibilidad. Los organigramas son flexibles para adaptarse a los cambios en la estructura de la empresa o para reflejar nuevas áreas que puedan surgir dentro del negocio. Esto significa que siempre puede actualizarse cuando sea necesario, lo que ahorra tiempo y recursos al mantenerlo actualizado con facilidad.
- Visualización. Los organigramas ayudan a visualizar el flujo de trabajo en toda la compañía, desde el nivel más alto hasta el más bajo, permitiendo un mejor control sobre las operaciones diarias del negocio sin perder detalle importante por el camino.
- Comunicación. Para finalizar, los organigramas son un excelente medio para comunicar la estructura interna de una empresa entre sus empleados y clientes externos, permitiendo que todos sepan exactamente con quién contactar si surge alguna duda o inquietud acerca del negocio.
Herramientas para elaborar un organigrama
Hay muchas herramientas que permiten crear organigramas de manera sencilla y cómoda. Estas herramientas se pueden clasificar en dos grandes grupos: aquellas que ofrecen una interfaz gráfica para diseñar el organigrama, y aquellas que requieren la programación de un lenguaje especializado para generarlo.
Las herramientas con interfaz gráfica son las más comunes, ya que facilitan el trabajo al usuario al no requerir conocimientos técnicos especializados. Estos programas suelen incluir plantillas para empezar a diseñar el organigrama con rapidez, así como herramientas de edición visual para agregar y modificar los elementos del diagrama (por ejemplo, cambiar posiciones, colores o tipografías). Algunos ejemplos son Microsoft Visio, SmartDraw o LucidChart.
Por otra parte, existen también herramientas orientadas a desarrolladores web (como webmasters) que permiten generar los organigramas mediante la programación en lenguajes como HTML o JavaScript. Es decir, que el usuario necesitará contar con un buen nivel de experiencia en codificación web para poder trabajarlos correctamente. Entre estos programadores destacan PlantUML o GraphViz.
Tipos de organigrama
Los organigramas se pueden crear de diferentes maneras, dependiendo del propósito que quieras cumplir. En el siguiente listado, se describen algunos tipos de organigramas comunes.
- Organigrama jerárquico. Este tipo de organigrama muestra la estructura y las relaciones jerárquicas dentro de una empresa o institución, desde el nivel más alto hasta el nivel más bajo. Estos diagramas son útiles para entender cómo funcionan los departamentos y las responsabilidades asociadas con ellos.
- Organigrama matricial. Este tipo de diagrama representa las relaciones entre dos grupos distintos dentro de una empresa o institución. Por ejemplo, podría mostrar los vínculos entre los gerentes generales y los gerentes regionales o entre los líderes de equipo y sus miembros individuales.
- Organigrama radial. Este tipo de diagrama se utiliza para representar la relación entre varios elementos en torno a un centro común. Un ejemplo típico es un diagrama que muestra el flujo del proceso de toma de decisiones desde el centro hacia afuera para incluir todos aquellos implicados en él.
- Organigrama circular. Este tipo de diagrama muestra la interdependencia entre varios elementos en forma circular, permitiéndonos ver cómo interactúan entre sí para lograr un objetivo común o contribuir al mismo resultado final deseado por la empresa u organismo en cuestión.
- Organigrama planimétrico. Este tipo de diagramas se usan a menudo para mostrar relaciones geográficas, tales como ubicaciones físicas o regiones geográficas asociadas con un negocio particular u organismo público. Están diseñados para ilustrar claramente dónde se encuentran los empleados dentro del contexto empresarial.
Ejemplo de organigrama
Un organigrama es un diagrama que muestra la estructura de una organización y las relaciones y los roles de sus miembros. Esto puede ayudar a comprender cómo se llevan a cabo las diferentes tareas dentro de la organización y. En consecuencia, mejorar la eficiencia del trabajo. Un buen ejemplo de un organigrama es el siguiente:
En la parte superior del diagrama se encuentra el Director General. El Director General es responsable de supervisar todas las operaciones y decisiones importantes en la organización. Debajo del Director General hay dos directores ejecutivos, cada uno con su propia área de responsabilidad: Ventas y Marketing, y Finanzas. Bajo cada director ejecutivo hay varios gerentes (Gerente de Ventas, Gerente de Marketing, Gerente Financiero) que dirigen sus respectivas áreas. Bajo los gerentes hay varios supervisores, que son responsables de guiar a los empleados bajo ellos en sus tareas diarias. Finalmente, bajo los supervisores hay empleados regulares que realizan las tareas asignadas por sus superiores.
De esta forma el organigrama nos muestra cómo está estructurada la organización desde el nivel más alto hasta el nivel más bajo. Esto nos permite ver quién está a cargo de qué área o función dentro del negocio y qué papel desempeñan todas las personas involucradas en él. Esto facilita enormemente la planificación y coordinación entre todos los departamentos para lograr los objetivos comunes establecidos por la empresa como un todo.