Las decisiones programadas son elecciones estratégicas predeterminadas que se aplican a situaciones empresariales reiterativas. Están basadas en reglas o procedimientos establecidos, cuyo objetivo es agilizar y estandarizar la toma de decisiones ante circunstancias previsibles y recurrentes.
En el vertiginoso ámbito del mundo empresarial, donde las decisiones necesitan tomar con rapidez y eficacia, aparece un concepto clave que agiliza esta tarea: las decisiones programadas. Básicamente estamos hablando de una serie de opciones estratégicas ya preestablecidas, un repertorio de elecciones listas para ser implementadas en situaciones que se repiten de manera frecuente dentro del universo corporativo. Como reglas o procedimientos firmemente instaurados en la dinámica empresarial, estas decisiones buscan introducir velocidad y uniformidad a la hora de abordar los desafíos cotidianos que se pueden prever.
Este artículo explorará más profundamente este concepto clave ignorado a menudo. Comenzaremos por identificar las características más destacables de estas decisiones programadas,luego explicaremos cuál es su utilidad e importancia real en cualquier tipo de negocio,finalmente pondremos sobre la mesa ejemplos reales y prácticos para ilustrar mejor estos punteos teóricos. De este modo, podrá entenderse cómo las decisiones programadas son piezas fundamentales en el ajedrez corporativo moderno.
¿Cuáles son las características más destacadas de las decisiones programadas?
Las decisiones programadas son una parte integral en la gestión eficaz de cualquier empresa o negocio. Son esas decisiones que se toman de manera rutinaria y siguen un patrón establecido, basado en las experiencias pasadas y la información actual. Las características más destacadas de estas decisiones incluyen:
Repetitivas: Uno de los aspectos más resaltantes de las decisiones programadas es su naturaleza repetitiva. Estas decisiones son tomadas regularmente y, a menudo, a intervalos establecidos. Por ejemplo, un supermercado puede ordenar ciertos artículos cada semana porque sabe que los va a vender.
Automatización: Muchas veces, las decisiones programadas puede ser automatizadas debido a su naturaleza predecible. Lo que indica que pueden ser ejecutadas sin necesidad de intervención humana continua. La automatización permite mayor eficiencia y minimiza la posibilidad de errores humanos.
Basada en normas o políticas: Estas decisiones generalmente se toman según reglas o pautas preestablecidas — ya sean formalmente escritas o informalmente entendidas — dentro de una organización.
Menos riesgo: Debido al hecho que las decisiones programadas están tan estudiadas y se aplican bajo circunstancias conocidas, usualmente llevan consigo menos riesgo que las no-programada.
Previsibilidad: Con las decisiones programadas, el resultado es habitualmente previsible ya que están basados en patrones anteriores. Esto proporciona un nivel adicional de seguridad crucial para el funcionamiento del negocio.
Eficiente en tiempo y coste: Como estas decisiones son rutinarias y a menudo automatizadas, ayudan a ahorrar tiempo valioso que se puede utilizar para concentrarse en tareas más complejas e impredecibles.
Empoderamiento del personal: Al delegar la toma de ecisiones rutinarias al personal operativo mediante guías preestablecidas puede fomentar el sentido de responsabilidad entre los empleados.
A pesar de todos estos beneficios, es importante tener en cuenta que no todas las situaciones empresariales pueden abordarse con este tipo de decisión. Así mismo, para garantizar una gestión efectiva siempre deben acompañarse con un seguimiento cuidadoso para adaptarse ante cualquier cambio inesperado en los patrones existentes.
¿Para qué sirven las decisiones programadas?
Las decisiones programadas son instrumentos esenciales en la administración moderna de negocios, escogida por su practicidad y alto grado de eficiencia. Se trata de respuestas preestablecidas a situaciones que se repiten con frecuencia dentro de una organización. Pero, ¿para qué sirven exactamente? Vamos a desglosarlo.
- Simplificación de procesos. El principal objetivo de las decisiones programadas es simplificar el proceso de tomar decisiones en la empresa. Frente a situaciones comunes o rutinarias, ya no será necesario ir agotando mentalmente todas las posibles opciones. Con las decisiones programadas, solo necesitamos identificar la situación y aplicar la respuesta correspondiente previamente establecida.
- Ahorro de tiempo. Gracias al mecanismo inherente a estas decisiones, los gerentes aprovechan mejor sus recursos temporales. Al tener respuestas listas para implementar frente a situaciones específicas, se evitan largos períodos deliberativos y análisis redundantes.
- Mejora en la toma de decisiones. Si bien estas acciones están principalmente destinadas a situaciones rutinarias o periódicamente recurrentes, sirven como pauta para enfrentar problemas únicos o infrecuentes dentro del organización.
- Cumplimiento más eficiente con políticas y normativas. Mediante esta sistemática toma de decisiones se garantiza un seguimiento estandarizado y uniforme que cumple con las políticas internas y los mandatos externos impuestos por la ley.
- Evitar sesgos e inconsistencias. Finalmente, las decisiones programadas ayudan a mantener una línea coherente en los fallos empresariales al minimizar el efecto que podrían tener los sesgos individuales del tomador de decisiones.
En gran medida, adoptar el modelo decisorio basado en respuestas preestablecidas contribuye al flujo constante y coherente dentro del organismo corporativo facilitando además encontrar nuevas formas creativas para optimizar el proceso decisorio aun más complejo e importante que no aplica directamente este modelo.
No obstante cabe destacar que existe limitante como aquella indicada por su naturaleza rígida donde escenarios dinámicos y cambiantes podrían requerir hacer ajustes en dichas acciones pre-planificadas evitando así un desenlace imprevisto o negativo.
Para sintetizarlo todo, estas cinco áreas marcan cómo las decisiones programadas son fundamentales en la operatividad diaria permitiendo tener control sobre una amplia gama de actividades diarias hasta reducir significativamente errores humanos por falta atención debida a estrés o carga laboral excesiva.
Ejemplo de decisiones programadas
Las decisiones programadas son aquellas que se toman de forma regular, frente a situaciones rutinarias o recurrentes en la vida de una empresa o individuo. Estas decisiones se caracterizan por estar preestablecidas y tener un conjunto de reglas o procedimientos para guiarse. Aquí presentamos varios ejemplos que te ayudarán a comprender este concepto:
- Pedir inventario. Si tienes una tienda, puedes tener un sistema por el cual siempre que tu inventario de cierto ítem caiga por debajo de un número específico, automáticamente haces un pedido para reponerlo. Esa es una decisión programada porque no estás reflexionando sobre el pros y contras cada vez que necesitas hacerla.
- Horarios laborales. Todas las empresas establecen horarios laborales para sus empleados. Cada día empiezan y terminan a la misma hora,esta es una decisión programada ya que las organizaciones no deciden diariamente cuándo sus empleados deben trabajar.
- Pagos periódicos. Un individuo puede tener configurado pagos automáticos en su cuenta bancaria para cubrir facturas mensuales como renta, servicios públicos o suscripciones. Esta es otra forma evidente de decisión programada.
- El ciclo presupuestario. Las empresas crean presupuestos anuales donde planifican cómo se desembolsarán los recursos financieros en diferentes departamentos y proyectos durante todo el año.
- Procesos de manufactura. En las líneas de producción industriales, las decisiones acerca del ensamblaje del producto están predeterminadas y automatizadas.
- Políticas empresariales. Las empresas establecen políticas para guiar multitud de decisiones internas, desde cómo tratar con los clientes hasta cómo deben actuar los empleados en el lugar de trabajo.
A modo de resumen, nuestras vidas tanto personales como laborales están repletas de ejemplos donde implementamos decisiones programadas sin siquiera darnos cuenta completamente,dejando así más tiempo para centrarnos en decisiones imprevistas más complejas que requieren mayor análisis y deliberación.