Las «Cuentas de Orden» son registros contables no monetarios que se utilizan para controlar ciertos eventos económicos, contingencias o compromisos, sin afectar la situación financiera o resultados de una empresa. Sirven para prever posibles pérdidas y proporcionar información adicional relevante a los estados financieros.
Analizar las finanzas de una empresa es un trabajo detallista que requiere identificar y entender una amplia variedad de aspectos, uno de estos siendo las llamadas «Cuentas de Orden». Si bien estas cuentas pueden parecer enigmáticas a primera vista, en realidad no son más que una herramienta contable usada para llevar un seguimiento certero sobre ciertos fenómenos económicos o compromisos sin alterar la estabilidad financiera del negocio. Las Cuentas de Orden permiten formar un panorama más completo sobre posibles riesgos financieros y proporcionan datos adicionales que potencian el valor informativo de los estados financieros.
Al manejar asuntos tan delicados e importantes como las finanzas, contar con mecanismos como éste es primordial. A lo largo del texto desglosaremos esta figura contable en apartados específicos: los tipos de cuentas de orden, cómo se registran y ejemplos prácticos para entender mejor su funcionamiento. En palabras sencillas, te llevaré por el camino trazado por las Cuentas de Orden, demostrando la relevancia que tienen dentro del ámbito financiero empresarial.
Tipos de cuentas de orden
Las cuentas de orden, también conocidas como cuentas de control, son instrumentos contables que no impactan directamente el patrimonio del negocio. Pero sí brindan información valiosa sobre compromisos potenciales o eventuales, cálculos y estimaciones necesarias para la operación del negocio.
Primero, debemos diferenciar entre dos tipos principales de cuentas de orden: las cuentas de orden acreedoras y las cuentas de orden deudoras.
Las cuentas de orden acreedoras representan responsabilidades potenciales o contingentes. Se trata, por ejemplo, de garantías extendidas a clientes u obligaciones contractuales que podrían resultar en un gasto futuro. Estos pueden ser relacionados a barcos hipotecados en préstamos bancarios,depósitos recibidos como garantía,juicios pendientes,valores inmuebles entregados en fideicomiso, entre otros.
Por otro lado, las cuentas de orden deudoras se utilizan para seguimiento de ciertos valores o elementos que aunque no formen parte directa del patrimonio empresarial importa tener registrados. Aquí podemos hablar sobre los contratos futuros en mercados financieros,bienes dados en comodato,bienes dados con opción a compra, etcétera.
Además es normal encontrarnos con un tercer tipo importante mencionado frecuentemente: Cuentas Reciprocas (C/R). Son aquellas donde se lleva el registro simultáneo como Deudora y Acreedora (deudas versus resultados). Esto ocurre cuando se ha otorgado una fianza o contrato similar donde hay derechos pero también obligaciones.
Es decir:
1) Las Cuentas De Orden Deudoras ofrecen seguimiento a ciertos activos que son relevantes pero no son propiedad directa del negocio.
2) Las Cuentas De Orden Acreedoras representan posibles responsabilidades futuras y,
3) Las Cuentas Reciprocas lo hacen tanto desde la perspectiva acreedora como la deudora.
El empleo correcto y detallado de estas herramienta contables permite tener una visión más completa y precisa sobre la realidad financiera del negocio permitiendo estimar mejor los riesgos y oportunidades económicas presentes.
Formas de registro de las cuentas de orden
Las cuentas de orden son una herramienta esencial en la contabilidad y la gestión financiera que permiten registrar información que no forma parte directa del patrimonio de la empresa. Hay diversas formas de registro que nos permiten mantener un seguimiento metódico y oportuno sobre las operaciones financieras que afectan estas cuentas.
Antes de profundizar en las maneras de registro, es importante recordar que, en general, cada cuenta de orden tiene su correspondiente contracuenta. Lo que indica que por cada débito habrá un crédito,sin estos movimientos registrados conjuntamente en las cuentas respectivas, el balance general siempre igualará a cero.
La principal manera de registrar una transacción dentro de una cuenta de orden se conoce como el método «debitar-creditar». Este proceso consiste en lo siguiente:
- Debitar (o cargar). Cuando surge alguna responsabilidad contingente o está bajo monitoreo, el monto se registra como débito.
- Acreditar (o abonar). En caso contrario, cuando se elimina dicha responsabilidad o disminuye algún valor monitoreado, se le atribuye al componente crediticio del registro.
Por ejemplo, si estamos evaluando un contrato a futuros para compra de material – este sería un compromiso no concretado pero existente -, debitaríamos la cuenta contractual y acreditaríamos la contracuenta. Una vez cumplido el contrato (compra del material), ambos ítems se anulan mediante los procedimientos inversos – es decir, debitaríamos la contracuenta y acreditaríamos la cuenta contractual.
En segunda instancia, determinadas circunstancias requieren del uso del método «compensatorio». Este se aplica cuando hay intercambio realizable entre activos posibles y potenciales o entre pasivos ciertos y pasivos contingentes. Bajo esta modalidad generalmente ingresaremos aquellos elementos con mayor grado incertidumbre.
Para cerrar, te presentamos el registro «valorativo». Este permite llevar control sobre ciertos activos o patrimonios seguidos por temas administrativos tanto internos como externos. No afectan la situación patrimonial ni los resultados económicos pero ofrecen información relevante para tomar decisiones adecuadas y oportunas.
Es decir: Debemos atender al tipo y origen de cada cuenta de orden para saber cuál es el método apropiado para su registro. Sea cual sea el mecanismo utilizado – debitando/creditando,compensando,valorando– siempre será indispensable mantener actualizados estos registros para proporcionarnos una visión clara sobre nuestras obligaciones actuales e incluso futuras.
Ejemplo de cuenta de orden
Las cuentas de orden colocan en la palestra financiera aquellas circunstancias que poseen potencial para afectar de manera directa o indirecta el patrimonio de una compañía. Para ilustrar mejor este concepto, consideremos un ejemplo detallado.
Imaginemos una empresa de fabricación de productos electrónicos llamada «ElectroMax». Esta corporación tiene asegurados todos sus activos, incluyendo sus edificios, equipos y bienes terminados. Por tanto, existe un valor que debe ser registrado pero no corresponde a ninguna partida contable típica: la suma asegurada.
Este escenario dota a las cuentas de orden con un papel esencial. En este caso, ElectroMax abriría una cuenta denominada «Bienes Asegurados», registrando el valor total del seguro contratado. Este registro permite controlar y dar seguimiento al monto por el cual están asegurados los activos sin distorsionar la imagen financiera reflejada en los estados contables principales.
El uso real e impactante vendría en caso de siniestro o eventualidad que dañe sus activos. Sin contar con la cuenta «Bienes Asegurados», ElectroMax carecería del control interno necesario para afrontar semejante evento.
Si ocurriese dicho suceso, se reversaría esta cuenta para luego registrar otra bajo el nombre «Pérdidas Cubiertas por Seguro», mostrándola dentro del balance general en un apartado diferente (fuera del Activo, Pasivo y Patrimonio) ratificando así su naturaleza informativa referente al estado y comportamiento financiero pero ajena a su conformación pura.
Entonces, podríamos resumir tres momentos importantes que reflejan cómo funciona una cuenta de orden:
- Creación. Registrarse inicialmente bajo el nombre «Bienes Asegurados».
- Siniestro o Eventualidad. Reversión y registro como pérdida cubierta.
- Balance General. Presentarse en un apartado informativo separado.
Estos pasos representan cómo las cuentas de orden afrontan circunstancias contractualmente adquiridas por la empresa o situaciones hipotéticas con potencial afectación futura al patrimonio haciendo eco en su naturaleza precautoria e informativa ante posibles acontecimientos financieramente relevantes sin distorsionar los valores reales presentes dentro del balance principal (Activo, Pasivo y Patrimonio).