Control interno es la estructura organizativa diseñada para asegurar que la administración obedezca las políticas, los procedimientos y las leyes aplicables para la planeación, el uso adecuado de los recursos y el cumplimiento de los objetivos. Esta estructura incluye el establecimiento de responsabilidades, prácticas de contabilidad y controles operacionales.
En esta publicación les hablaremos acerca del importante concepto de «Control Interno» en las empresas. El control interno es la forma en que los negocios garantizan que sus acciones se ajusten a políticas, procedimientos y leyes para alcanzar sus objetivos. Es decir, es un método de administración usado por empresas para mantener el cumplimiento de los procesos internos. Esta medida también garantiza el uso adecuado de los recursos y la seguridad financiera dentro de la compañía.
De esta manera, explicaremos como funciona este proceso e indicaremos algunos ejemplos de control interno en recursos financieros y bienes así como aquellas personas responsables del mismo y los respaldos necesarios. ¡Vamos al grano!
Ejemplos de control interno en recursos financieros y bienes
Los controles internos son estrategias que ayudan a las organizaciones a proteger sus recursos financieros y bienes. Estas medidas son importantes para prevenir la pérdida, el mal uso, la alteración o la destrucción de los activos. En las próximas líneas se ofrecen algunos ejemplos de controles internos en recursos financieros y bienes:
- Establecer límites de autoridad. La asignación de responsabilidades y autoridades específicas para cada una de las funciones relacionadas con los activos deben definirse por escrito. Esto ayuda a limitar el acceso a los recursos financieros y bienes solo a aquellas personas que tienen la autoridad para hacerlo.
- Separación de funciones. Una buena práctica es separar las actividades relacionadas con el registro, custodia y uso de los recursos financieros y bienes entre diferentes personas o departamentos dentro de una organización.
- Políticas y procedimientos adecuados. Las políticas y procedimientos adecuados deben establecerse para controlar el uso correcto, documentar transacciones realizadas con los activos, supervisar su custodia, etc.
- Supervisión regular. El personal responsable del control interno debe supervisar periódicamente las operaciones relacionadas con los activos para verificar que se cumplan todas las políticas y procedimientos establecidos.
- Auditoría Interna. Los controles internos también incluyen auditorías regulares realizadas por auditores externamente contratados para verificar el cumplimiento adecuado de todos los procesadores relacionados con la administración del recurso financiero y/o bienestar.
Respaldos del control interno
Los respaldos del control interno son fundamentales para garantizar la seguridad y la integridad de los procesos empresariales. Estas herramientas aseguran que las actividades se lleven a cabo de forma eficiente y oportuna, sin comprometer el objetivo principal de la empresa.
Los respaldos del control interno pueden incluir una variedad de mecanismos, entre ellos: procedimientos escritos, capacitación, monitoreo de actividades y auditorías. Estas herramientas ayudan a identificar y corregir errores potenciales antes de que estos ocurran. Esto facilita que los procesos se realicen con mayor precisión, minimizando riesgos futuros.
- Procedimientos escritos. Los procedimientos escritos son documentación clara que describe cómo deben llevarse a cabo las operaciones dentro de una empresa. Esta documentación específica describe paso a paso cada tarea desde el inicio hasta el final y es revisada periódicamente para garantizar su exactitud.
- Capacitación. La capacitación es un componente importante en el respaldo del control interno ya que proporciona información vital sobre cómo cumplir con los estándares vigentes en la organización. También, ofrece orientación práctica sobre cómo realizar actividades específicas correctamente para minimizar errores o retrasos en los resultados finales deseados.
- Monitoreo de actividades. El monitoreo de las actividades es un método efectivo para detectar posibles errores o inconsistencias en las operaciones dentro de la organización. Se trata simplemente de revisar periódicamente todos los procesos relacionados para verificar su exactitud frente al plan original establecido por el equipo directivo.
- Auditorías. Las auditorías permiten evaluar la eficiencia del sistema interno existente en una empresa mediante el análisis detallado de sus procesos y resultados financieros, así como la revisión exhaustiva de documentación relacionada con operaciones anteriores. Al verificarse si los controles existentes son adecuados, se pueden tomar decisiones acertadas para mejorarlas si fuera necesario hacerlo, evitando así problemas futuros por parte del personal involucrado en sus operaciones diarias.
Responsables de control interno
Los Responsables de Control Interno son personas encargadas de garantizar el cumplimiento de los procedimientos internos y externos, así como la adecuada gestión de los recursos. Estas personas se encargan de establecer controles eficaces que permitan detectar, prevenir y corregir errores o irregularidades en las operaciones y procesos.
El trabajo de un Responsable de Control Interno incluye:
- Verificar que todo el personal esté realizando sus tareas correctamente y en el tiempo establecido.
- Revisar los sistemas informáticos para garantizar la seguridad de la información.
- Supervisar las finanzas, contabilidad y presupuesto internos para asegurarse de su correcta gestión.
- Realizar auditorías periódicas para detectar errores u omisiones en los procesos y procedimientos.
- Cumplir con todas las normativas legales aplicables a la organización.
- Establecer controles preventivos para evitar fraudes o malversaciones financieras.
Para ser un buen Responsable de Control Interno es necesario tener habilidades analíticas, una actitud crítica, conocimiento sobre temas legales y cierta experiencia en contabilidad o finanzas. Adicionalmente, es importante contar con destrezas comunicativas para poder transmitir claramente sus hallazgos a otros miembros del equipo o a clientes externos si fuera necesario.