Una agencia de cobros es una entidad encargada de recuperar el dinero adeudado por sus clientes a través de la realización de acciones específicas como el envío de cartas, llamadas telefónicas, negociaciones con los acreedores y en algunos casos, la realización de acciones legales. Estas agencias operan bajo contratos otorgados por el propio titular del crédito o bien comprando las cuentas impagas y haciendo uso de sus propios medios para recuperarlas.
En el mundo comercial, es inevitable que en ocasiones se presenten deudas y pagos pendientes. Lo anterior, puede generar problemas económicos y un gran desgaste emocional para todas las partes involucradas. Es por ello por lo que cada vez son más habituales las agencias de cobros, cuyo principal objetivo es recuperar el dinero adeudado a sus clientes.
Una agencia de cobros se encarga específicamente de realizar acciones destinadas a recuperar préstamos no pagados. Por ejemplo, pueden enviar cartas o hacer llamadas telefónicas a los morosos para tratar de contactarlos y negociar una solución de pago. En algunos casos también pueden llevar a cabo acciones legales si es necesario.
Aunque en términos generales una agencia de cobros tiene la tarea fundamental recuperar los montos adeudados, existen algunas limitaciones en cuanto a los métodos utilizados para lograrlo. Por ejemplo, una agencia no puede utilizar la violencia o intimidación para obtener el pago del monto adeudado.
El proceso que sigue una agencia de cobros suele ser metodológico: primero se intenta contactar al moroso y negociar con él,si este método fracasa se puede recurrir a otras técnicas como demandas legales o apelaciones especializadas. Si bien este proceso puede parecer engorroso y complicado, una buena gestión por parte del equipo especializado logra optimizar la estrategia y cumplir con las expectativas económicas propuestas.
Funciones de una agencia de cobros
Una agencia de cobros es una compañía que se dedica a recuperar el dinero adeudado por clientes morosos a sus empresas clientes. La función principal de una agencia de cobro es representar al cliente y negociar con el deudor en un intento por conseguir el pago total o parcial del dinero que se debe.
Veamos ahora algunas de las funciones específicas que puede cumplir este tipo de empresa:
- Gestión efectiva. Una agencia de cobros debe trabajar con eficiencia para maximizar la cantidad de pagos recuperados en nombre del cliente.
- Fomento del acuerdo entre ambas partes. El objetivo debe ser siempre tratar con los deudores para fomentar un acuerdo amistoso que permita solucionar la situación sin tener que recurrir a medidas más drásticas, como los procesos judiciales.
- Investigación exhaustiva. Las agencias de cobros han desarrollado técnicas para localizar morosos y determinar cuál es su situación financiera real. Lo que les permite evaluar la probabilidad realista de obtener un pago.
- Informes detallados. Una buena práctica por parte de estas empresas es mantener al cliente informado sobre cada paso que dan en su gestión, incluyendo los informes pertinentes relacionados con los progresos realizados y las dificultades encontradas en el proceso.
- Seguimiento constante. Es importante hacer seguimiento periódico a los acuerdos alcanzados, asegurándose así del compromiso adquirido por parte del moroso.
- Protección ética. Todas las actividades realizadas deben regirse por principios éticos y legales claros, garantizando la privacidad y seguridad tanto del cliente como del propio moroso al momento de gestionar la información.
En conclusión, el papel de una agencia de cobros es imprescindible ante la situación de morosidad en las empresas. Sus funciones van más allá de simplemente recibir un dinero pendiente,se trata de proporcionar soluciones y alternativas viables para todas las partes implicadas en el proceso. Adicionalmente, una buena comunicación y compromiso entre ambas partes contribuyen al éxito de su gestión, facilitando así el crecimiento sano y estable del negocio.
¿Qué cosas no puede hacer una agencia de cobros?
Las agencias de cobros son empresas que se dedican a recuperar deudas impagadas en nombre de otras empresas o individuos. Aunque pueden parecer soluciones inmediatas para aquellos que buscan recuperar su dinero, las agencias de cobros tienen límites legales en lo que pueden hacer.
Aquí te presentamos algunas cosas que no pueden hacer las agencias de cobros:
- Amenazar o acosar. Las agencias de cobro no pueden amenazar con tomar medidas legales extremas si no están autorizadas para hacerlo. Adicionalmente, no pueden acosar al deudor con llamadas constantes o mensajes frecuentes.
- Engañar o mentir. Las agencias de cobros deben ser honestas y transparentes sobre su identidad y propósito cuando contactan al deudor. No puede utilizar técnicas engañosas para obtener información ni inventarse consecuencias negativas falsas e imaginarias.
- Distribuir información errónea. Las agencias de cobro deben asegurarse de tener la información correcta antes de contactar al cliente moroso. Si un cliente ha declarado bancarrota, por ejemplo, la agencia debe abstenerse inmediatamente a alertarlo nuevamente sobre esta cuenta.
- Tomar represalias. Una agencia de cobro no puede tomar represalias contra un cliente moroso después del contacto inicial si este reclama una disputa contra la empresa original del adeudo impagado. Tampoco pueden dañar los informes crediticios del cliente sin motivo justificado ni amenazar con hacerlo sin el debido proceso legal.
- Continuar buscando pagos después del desafío legal. Si un consumidor envía una carta alizarndo una disputa legal sobre la validez del adeudo o de la propietatariendad de la deuda, las agencias deben detener cualquier intento de cobro hasta que la disputa se resuelva.
Como puedes ver, las agencias de cobros tienen límites claros en sus actividades. Estos límites están destinados a proteger los derechos del consumidor y el cumplimiento de las leyes reguladoras. Si estás lidiando con una agencia de cobros y sospechas que está pasando por encima tus cualquier derecho legal, no te quedes callado. Habla con un abogado o asesor financiero para averiguar cuál es tu mejor curso de acción a seguir.
El proceso de la agencia de cobros
El proceso de una agencia de cobros es el conjunto de actividades que se llevan a cabo para recuperar los pagos pendientes de los clientes morosos. Estas empresas se encargan de gestionar y realizar el seguimiento del pago de las facturas impagadas.
En las próximas líneas, detallamos algunas de las principales etapas en el proceso de la agencia de cobros:
- Investigación. La agencia necesita recopilar información detallada sobre la persona o empresa responsable del impago. Es importante obtener datos como el historial crediticio, solvencia, empleador actual y dirección actualizada.
- Contacto inicial. Una vez recopilada la información, un representante o gestor llamará al cliente para notificarle su situación y requerir el pago pendiente. Si no se consigue contactar con él mediante llamada telefónica, será contactado a través del correo electrónico o postal en donde se le notificará su situación.
- Recordatorio. La agencia debe recordar a menudo al cliente acerca del vencimiento del importe adeudado. Se considerará una buena práctica si la comunicación es realizada sin presionar demasiado al cliente y buscando la colaboración mutua para solventar dicha situación.
- Negociación. En muchas ocasiones es necesario llegar a un acuerdo flexible que permita al cliente hacer frente al importe pendiente en cuotas establecidas o con plazos ampliados para evitar consecuencias adicionales.
- Seguimiento. Después que se ha hecho la negociación pertinente con el cliente moroso una buena práctica por parte de las agencias es tener un seguimiento constante sobre los acuerdos pactados en términos y plazos establecidos.
Para llevar a cabo todas estas etapas, la agencia de cobros debe contar con un equipo de profesionales experimentados y capacitados. Ya que el proceso requiere de habilidades como la persuasión y el conocimiento detallado del sector en donde se desenvuelve la empresa morosa. El éxito en el proceso de la agencia de cobros dependerá además del enfoque personalizado dado a cada caso y no aplicar la misma solución para todos los casos o clientes impagos.