Un administrador de fincas es un profesional encargado de gestionar las comunidades de propietarios y los inmuebles que estas poseen, ocupándose de tareas como el mantenimiento, la reparación, la conservación y la vigilancia en el cumplimiento de las normativas aplicables. Por otra parte, se encarga también de llevar a cabo tareas contables y administrativas relacionadas con estas comunidades.
En cualquier comunidad de propietarios es necesario alguien que se preocupe por el correcto mantenimiento, conservación y reparación de los inmuebles y sus instalaciones. Por eso, existe una figura clave para lograr la gestión integral de las comunidades de vecinos: el administrador de fincas.
Un administrador de fincas es un profesional al que se le confía la tarea de mantener las propiedades en un perfecto estado y asegurarse del cumplimiento normativo aplicable. Asimismo, supervisa las labores contables y financieras referentes a estas comunidades.
Entre las funciones del administrador destacan el mantenimiento preventivo y correctivo del edificio, realizar reparaciones necesarias, coordinar los servicios generales como limpieza o portería. De igual manera se encarga de llevar a cabo tareas contables, recaudar cuotas periódicas o atender a impagos.
Aunque hay algunos términos parecidos en el ámbito inmobiliario, es importante distinguir entre un administrador de fincas y un agente inmobiliario ya que sus roles son diferentes. Mientras que el primero se enfoca principalmente en la gestión integral y financiera del edificio o complejo residencial,el segundo actúa como intermediario en la compraventa o alquileres individuales. Ambas figuras son importantes pero no pueden sustituir una a la otra.
Un buen administrador puede marcar la diferencia en una comunidad vecinal para tener una gestión eficaz siendo su trabajo uno fundamental para solventar problemas comunes u otras cuestiones relativas a las viviendas bajo su supervisión.
Funciones del administrador de fincas
Las funciones del administrador de fincas son cruciales para garantizar el correcto funcionamiento de las propiedades y su valor a largo plazo. Estas son algunas de las responsabilidades y tareas que asume:
- Gestión financiera. La principal función del administrador es supervisar la gestión financiera de las propiedades. Esto incluye la gestión de ingresos, gastos, pago de impuestos y el cumplimiento de todas las obligaciones legales en materia fiscal.
- Mantenimiento. Otra tarea importante es la supervisión del mantenimiento general de la propiedad, asegurándose de que cualquier reparación necesaria se realice a tiempo para prevenir daños mayores.
- Atención al cliente. Los administradores deben estar disponibles para responder las llamadas y correos electrónico por parte del propietario así como profesionales asociados o contratistas.
- Selección and contratación. Seleccionar y contratar los servicios especializados tales como limpieza, mantenimiento, obras o incluso al abogado especializado en impagos
- Supervisión. Debe supervisar todos los trabajos realizados en las propiedades por terceros para evaluar si están siendo cumplidos correctamente.
- Gestión documental. El archivo Documental con los registros completos será una herramienta fundamental a largo plazo tanto para el Administrador como para el Propietario.
Dicho en otras palabras, un buen administrador es un profesional experto en finanzas e ingeniería al mismo tiempo capaz también proyectar soluciones a partir de investigaciones previas sobre cualquier problema relacionado con bienes inmuebles ya no solo cubriendo aspectos financieros sino también técnicos y legales que puedan intervenir durante la gestión del bien común
Diferencia entre administrador de fincas y agente inmobiliario
A menudo, puede haber confusión en cuanto a las diferencias entre un administrador de fincas y un agente inmobiliario. Ambos profesionales trabajan en el sector inmobiliario pero realizan actividades distintas. Veamos en detalle las diferencias:
- Funciones
Un administrador de fincas es el responsable de la gestión y mantenimiento de un edificio o comunidad. Su labor se centra en garantizar que haya una correcta administración de los bienes comunes, así como asegurarse del correcto mantenimiento e inspecciones técnicas necesarias para el buen funcionamiento del edificio.
En contraste, un agente inmobiliario se enfoca en la venta o alquiler de propiedades, ya sea vivienda, locales comerciales o terrenos. Su tarea principal es la intermediación entre compradores y vendedores.
- Formación
Tanto los administradores de fincas como los agentes inmobiliarios pueden tener diferentes niveles educativos y preparación técnica en el campo profesional que desempeñan.
En cualquier caso, existen ciertas licencias y certificaciones que se requieren para ejercer legalmente estas actividades según cada país.
Por ejemplo, en España los administradores de fincas necesitan estar inscritos en el Colegio Oficial correspondiente para ejercer su profesión. En cuanto a los agentes inmobiliarios también deberán estar registrados ante organismos oficiales específicos (registro estatal o autonómico) y disponer por ejemplo del título oficial API (Agente de Propiedad Inmobiliaria).
- Responsabilidades legales
Los administradores de fincas tienen una responsabilidad muy clara hacia la comunidad o propiedad que gestionan no sólo tomando decisiones adecuadas para esta sino que también tienen la obligación de actuar en beneficio de los intereses comunes. Asimismo, es su responsabilidad garantizar el cumplimiento con normas administrativas, fiscales y laborales.
Por otro lado, un agente inmobiliario tiene una mayor responsabilidad hacia el cliente o propietario al que representa: asegurándose de que se cumpla con las obligaciones legales y técnicas durante el proceso de compra, venta o alquilar. Es importante saber que el incumplimiento o negligencia en estos aspectos puede tener consecuencias por ejemplo en aspectos legales o financieros.
Dicho en otras palabras,
los administradores de fincas coordinan y supervisan el funcionamiento diario de edificios y comunidades mientras que los agentes inmobiliarios se encargan del comercio inmobiliario y la intermediación entre comprador / vendedor / arrendador. Ambas profesiones son necesarias pero ejecutan funciones distintas a nivel legal, administrativo y económico.