Administración por procesos

La Administración por Procesos es una técnica de gestión que se centra en la planificación y control de los procesos operativos para mejorar el rendimiento global de una organización. Esta técnica consiste en diseñar, documentar, analizar, mejorar y controlar los procesos de negocio para asegurar que se cumplan los objetivos establecidos.

¿En alguna ocasión te has preguntado cómo se organizan las empresas para lograr buenos resultados? La respuesta es la Administración por Procesos. Esta técnica de gestión se centra en optimizar los procesos operativos para mejorar el rendimiento global de una organización. En resumen, se trata de diseñar, documentar, analizar, mejorar y controlar los procesos de negocio para conseguir los objetivos propuestos.

En este artículo vamos a profundizar acerca de lo que significa la Administración por Procesos: ¿Cómo saber si una actividad es un proceso? ¿Por qué es importante basarse en procesos? ¿Cuáles son las ventajas y características de esta técnica? Y, finalmente, ¿Cuáles son sus pasos principales?

¿Cómo se sabe si una actividad es un proceso?

Un proceso es una actividad que se realiza para alcanzar un objetivo. Esta actividad puede incluir varios pasos, cada uno de los cuales contribuye a lograr el objetivo final. Consecuentemente, hay algunas señales clave para saber si la actividad es un proceso o no:

• ¿Tiene un propósito? Un proceso debe cumplir con un objetivo definido. Si la actividad no tiene un fin claro y concreto, entonces no es un proceso.
• ¿Requiere pasos? Un proceso consiste en varias etapas o acciones lógicamente relacionadas entre sí que conducen a su objetivo final. Si la actividad solo requiere hacer algo sin tener en cuenta las etapas intermedias, entonces no se trata de un proceso.
• ¿Se puede medir el progreso? El progreso del proceso debe ser tangible y medible para que sea realmente efectivo. Si la actividad no tiene indicadores tangibles que midan el progreso, entonces probablemente sea solo algo casual sin ningún propósito estructurado detrás de ella y por lo tanto no es realmente un proceso.
• ¿Incluye documentación? Un buen proceso debe incluir documentación detallada sobre cada paso involucrado en él, así como instrucciones claras sobre cómo llevar a cabo cada etapa del mismo con éxito. Si la actividad carece de documentación clara y detallada, entonces probablemente se trate más bien de algo informal sin ningún tipo de estructura detrás de ella y por lo tanto no pueda considerarse como un verdadero proceso.

¿Por qué es importante basarse en procesos?

Basarse en procesos es una de las mejores maneras de asegurar la calidad y la eficiencia en el trabajo. Establecer procesos es importante para obtener los resultados deseados. La razón es que establece límites claros entre todos los involucrados. Esto ayuda a mantener la organización y la eficiencia, además de promover la innovación y el crecimiento.

Lo siguiente son algunas razones por las que basarse en procesos puede ser beneficioso para un negocio:

• Prevención de errores. Establecer procesos reduce el riesgo de errores humanos, lo que mejora la calidad del producto o servicio entregado. Al tener reglas claras para seguir, se evitan malentendidos y confusiones innecesarias.
• Mejora del rendimiento. Los procesos establecen puntos clave para cada paso dentro del flujo de trabajo. Lo que hace posible a los empleados realizar su trabajo más eficientemente y con mayor precisión. Esto también ayuda a cuantificar los resultados obtenidos para saber si se ha cumplido con el objetivo establecido previamente.
• Facilita la documentación. Los procesos también ayudan a documentar cada paso dentro del flujo de trabajo, lo que facilita el seguimiento posterior si surgiera algún problema o si quieres identificar áreas potencialmente mejorables en tu negocio.
• Promueve la innovación. Establecer procesos te permite centrarte en nuevas formas de hacer cosas mejor o más rápido, lo que te ayuda a mantenerte competitivo en tu industria y abrir nuevas oportunidades para tu empresa.
• Mejora el clima laboral. Los empleados saben exactamente qué deben hacer gracias a los procesos establecidos, lo que les permite sentirse más cómodos en su trabajo sin preocupaciones innecesarias sobre cómo cumplir sus tareas correctamente. Esto hace que sea mucho más fácil motivarlos y mantenerlos comprometidos con sus metas laborales diarias.

Ventajas de la administración por procesos

La administración por procesos ofrece muchas ventajas a las empresas y organizaciones que la implementan. Esta metodología de gestión permite un enfoque más estructurado para lograr los objetivos deseados.

En las próximas líneas, veremos algunas de las principales ventajas que ofrece la administración por procesos:

• Mejora la eficiencia. La administración por procesos ayuda a mejorar la eficiencia al identificar los errores de forma temprana y hacer cambios rápidamente para corregirlos antes de que se vuelvan problemas mayores. Esto posibilita reducir los costes y aumentar los beneficios.
• Mejora la comunicación. La administración por procesos facilita el flujo de información entre departamentos, lo que permitirá que cada uno esté bien informado sobre sus responsabilidades y tareas específicas. Esto evitará confusiones o errores debido a malentendidos entre departamentos o personas responsables de diferentes áreas.
• Reduce el tiempo necesario para llevar a cabo un proyecto. La administración por procesos reduce significativamente el tiempo necesario para completar un proyecto, ya que define claramente los pasos necesarios en cada etapa del mismo, eliminando tareas redundantes o innecesarias, así como aquellas mal planeadas desde el principio.
• Reduce los costes generales. Los costes generales son significativamente reducidos al implementar una metodología basada en la administración por procesos. Ya que se eliminan muchas actividades ineficientes y se minimizan las actividades no productivas dentro de una organización o empresa.
• Mejora la calidad del producto final. Al implementar esta metodología es posible mejorar la calidad final del producto al garantizar su correcta manufactura mediante el uso adecuado de equipamiento y materiales durante todo el procedimiento hasta su entrega al cliente final.

Características de las organizaciones que utilizan la administración por procesos

Las organizaciones que implementan la administración por procesos tienen las siguientes características:

• Organización basada en procesos. La organización está estructurada alrededor de los procesos clave, que son los responsables de cumplir con los objetivos de la empresa. Lo que indica que los trabajadores se centran en el éxito del proceso antes que en su propio trabajo individual.
• Enfoque centrado en el cliente. Las organizaciones con administración por procesos buscan comprender y atender mejor las necesidades de sus clientes. Lo que les permite ofrecerles productos y servicios más adecuados a sus necesidades.
• Visión global. Estas empresas poseen una visión global del negocio, entendiendo cómo todos los elementos del sistema interactúan para ayudar a lograr el objetivo general de la organización. Esto les permite tomar decisiones informadas para mejorar la eficiencia operativa y reducir costos innecesarios.
• Trabajo colaborativo. Las organizaciones con administración por procesos fomentan un ambiente laboral colaborativo, motivando a los trabajadores a compartir sus ideas y recursos para lograr resultados óptimos juntas como equipo.
• Integración tecnológica. Para optimizar las actividades diarias, estas empresas adoptan la tecnología para automatizar tareas repetitivas o complejas, mejorando así su productividad y eficiencia operacional.
• Gestión continua. El éxito de una organización depende en gran medida del seguimiento constante de sus indicadores clave de rendimiento (KPI). Por tanto, estas empresas dedican recursos para realizar análisis frecuentes sobre su desempeño para detectar problemas potenciales y encontrar soluciones antes de que se vuelvan críticos.

Pasos de la administración por procesos

En las próximas líneas se ofrecen algunos pasos clave para comenzar a implementar la administración por procesos:

1. Identificar los procesos. Primero debes identificar todos los procesos involucrados en tu organización. Esto comprende desde el flujo de trabajo hasta las acciones cotidianas de tus empleados. Analiza cuidadosamente cada paso para identificar las áreas con potencial de mejora.
2. Definir el objetivo del proceso. Una vez que hayas identificado todos los procesos, debes definir claramente el objetivo del mismo y establecer medidas para evaluar su éxito o fracaso. Establece metas realistas basadas en los resultados esperados, pero recuerda ser flexible al evaluarlas si es necesario cambiar el curso de acción.
3. Analiza el proceso actual. El siguiente paso es analizar detalladamente el flujo actual del proceso y documentarlo cuidadosamente. Identifique todas las etapas implicadas, incluyendo datos clave como duración estimada, número de empleados involucrados, recursos necesarios y responsabilidades asignadas a cada etapa del camino.
4. Optimiza los pasos. Una vez que hayas entendido completamente el flujo actual del proceso, puedes comenzar a optimizarlo con miras a lograr resultados más eficientes y productivos. Puedes hacer esto eliminando las etapas innecesarias o automatizando partes del procedimiento donde sea posible hacerlo sin comprometer la calidad final del producto o servicio ofrecido por tu organización.
5. Implementa el plan. La última etapa es implementar tu plan para mejorar tu administración por procesos en tu organización. Comunica claramente tus planes con todas las personas involucradas en la cadena de producción para garantizar un entendimiento correcto.